ワークショップとは?実際に体験して感じた進め方と必要なもの、成功のコツ等々

先日、あるクライアントのサイトリニューアルのためワークショップを行いました。無事成功はしたのですが個人的にも初めての試みでだったので反省点等を振り返って見たいと思います。

そもそもワークショップとは?

ワークショップは登壇者が一方的に講義をするセミナーとは違い参加者がグループに分かれ自発的にアイデアや意見を出します。

最終的にお題に対しての結論をグループなりに導き出し、発表し、ワークショップ全体の合意を得る。

といった内容です。

何か正解があるわけではないお題に対して、参加者にコミットしてもらい合意形成してプロジェクトを進行していく役割があります。

ビジネス以外にも教育や人材育成など様々な場面で利用されている手法です。

「ワークショップ」とは? – 『日本の人事部』
https://jinjibu.jp/keyword/detl/226/

ワークショップ当日までの流れ

ワークショップ当日まで

結論から言うと準備が8割。当日2割といっても過言ではないと思います。何事も準備が大事。

まず、そのワークショップを通じて何をしたいのかを明確にします。今回はサイトリニューアルの共通コンセプトを決定するというお題でした。

お題によって質問ややり方も変わるのでここをなんとなくてはなく言語化できるようになるまで詰めることが成功への第一歩です。

ワークショップの流れは
個人ワーク→グループワーク
アイデアを発散→収束
を各ステップで行なっていきます。

例えば、「東京オリンピックのメインテーマは?」

1、個人ワークでメインテーマとしてふさわしいものを個人でブレスト。

2、1でアイデアをグループで理由とともに共有。

3、共有したアイデアをカテゴライズ。

4、カテゴライズしたアイデアで一番テーマとしたいものを話し合う。 

基本的には「自分の考え、みんなの考えを議論して着地点を探る」ことが作業だと考えればいいでしょう。

また、スケジュールを組む時は余裕を持ったスケジュールにしましょう。当日遅刻してくる、トイレから戻ってこないなど考えられます。

ワークショップ当日

ワークショップ当日

参加者があらかじめ分かっていれば、先にグループ分けをしてしまい集合時にスライドに映してグループに分かれて座ってもらった方が進行がスムーズです。

もちろん、企業でやる場合は役職や部署が被らないように注意してください。

最初は知らない人通しがグループワークを進めていくことが多いのでアイスブレイクの時間を設けましょう。

簡単な質問を運営側で用意すると場が温まりやすくその後のワークも進めやすくなります。

例えば、「チーム名のアイデアを発表してください」「最近のオススメしたいモノコト」などなどなんでもいいです。

また、作業の開始前にファシリテーター(リーダー)、タイムキーパーなどの役割を明確にすることで責任感が参加者に生まれ主体的に取り組むようになるのでおすすめです。

運営側で「リーダーの方しっかり引っ張ってくださいねー」とか煽るのも大事です笑

プロジェクターがあれば当日ストップウォッチを大きく写すことでスケジュールの遅延は起こりづらくなります。

ストップウォッチ
https://kujirahand.com/web-tools/StopWatch.php

ワークショップで必要なもの

ワークショップ必要なもの

以下のものは最低限必要です。

  • 名札
    • 名前は一度に覚えられないので名札は必須です。
  • テープ
    • 発表する際、模造紙を貼るために使うことが多いです。
  • ハサミ
    • 何か作業をする際に必要になることも
  • ポストイット
    • 大中小、色などカテゴリに合わせて色を用意すると仕分けがしやすくなります。
  • ペン
    • 人数分ペンは用意しておきましょう
  • 模造紙
    • ポストイットをどんどん貼っていくために必要です。発表するときには前に貼り出します。
  • お菓子
    • アイデアを出していると頭が疲れるので糖分を補給しましょう。アイスブレイク効果も。
  • 飲み物
    • 喉も乾くのでお茶も必要です。
  • 音楽
    • これが意外と重要だと思っていて作業中は音楽を流し、運営の方を注目してほしい時はストップすれば進行がしやすくなります。音楽を流して作業をするとリラックスもできる。(気がしている)
  • 進行用のスライド
    • 今どんな作業をなんの目的でやっているのか、一度説明しても参加者は意外と聞いていないので進行用のスライドもしっかり用意しましょう。
  • ストップウォッチ
    • 参加者のスマートフォンでもいいですが、時間が測れるものがあった方がベターです。
  • 写真動画撮影
    • 後日報告用に撮影は絶対しておきましょう。社内を説得する資料を作る上でもプロセスや雰囲気が伝わる写真や動画は必要です。

批判的な意見は言わない

今まで参加者側でも数回ワークショップは体験していますが、今回進行している中で運営側として大事だと思ったのは以下の3点。

  • メンバーのアイデアを否定しない
    • せっかく個人ワークで出してくれた意見を否定されたら考えている意見も発信できなくなってしまいます。
      あくまでブレストなので他の人のアイデアは否定することはNGです。
  • 進行中の時間はどんどん切る
    • なかなかうまくファシリテイト出来ず遅れてしまうグループも出てきますが、そこに合わせているとワークショップ全体の進行に影響してしまうのであくまで全体のスケジュールに合わせるようにします。
      無理矢理にでも進行しているといつのまにかなんとかなっているものです。
  • 意見を出しやすい雰囲気づくり
    • 全体の雰囲気が静かだと意見を出しづらくなってしまうので、行き詰まっているグループには積極的に運営側のスタッフが声をかけて意見を出しやすい雰囲気を作りましょう。

次回への反省点

  • 会場の準備に意外と時間がかかってしまった。
    • 会場のテーブルや椅子を並べたり、プロジェクターの接続を確認したり、備品をテーブルにセットする時間が意外とかかる。スケジュールの中に組み込む、またできれば会場の下見は事前に行っておくことが重要。
  •  遅刻者が結構多く、スタートが遅れてしまった。
    • 臨機応変にグループ分けを変更するなどしてスタート時間は守るべき。
  • 進行用のスライドの文字が多かった。
    • 読み込まなければ内容がわからないスライドなので参加者に理解してもらうのに時間がかかった。シンプルにビジュアルが多く、イメージを伝える資料を作るべき。

ワークショップはプロジェクトの重要な要素を検討する際にメンバーが納得して合意形成をする手段として有効です。色々な場面で利用できる手法だと思います。

是非ともワークショップを成功させて、プロジェクトの円滑な進行に役立てましょう。

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